Blog

Aug 30, 2023

Il modo migliore per conservare documenti e documenti importanti a casa

Although the world has become increasingly digital, there are still many

Anche se il mondo è diventato sempre più digitale, ci sono ancora molti documenti cartacei che è necessario avere a portata di mano. E sebbene possa essere necessario tenere oggetti come certificati di nascita, polizze assicurative e contratti in un luogo accessibile, tenerli al sicuro è altrettanto essenziale.

Ad esempio, vorrai evitare che vengano danneggiati dall'acqua, dal fuoco o da altre condizioni disastrose. Ma vuoi anche evitare che cadano nelle mani sbagliate.

I seguenti metodi di protezione dei documenti vitali e dei documenti cruciali presentano tutti vantaggi e caratteristiche unici. Confrontare le opzioni può aiutarti a decidere quale si adatta meglio alle tue esigenze.

Ogni anno negli Stati Uniti più di 340.000 case vengono danneggiate da incendi strutturali. Anche se hai nascosto i tuoi documenti importanti lontano da occhi indiscreti, non potranno resistere alle fiamme di un incendio domestico, al fumo che li accompagna o ai danni causati dall'acqua utilizzata per spegnerli.

Una cassaforte ignifuga può salvaguardare documenti difficili da sostituire in caso di incendio, e le migliori casseforti ignifughe offrono anche protezione dall’acqua.

Per scegliere la migliore cassaforte ignifuga, assicurati di poterla chiudere a chiave e aprirla facilmente (conserva una chiave di riserva altrove o disponi di un metodo alternativo per aprirla, ad esempio una tastiera). Dovrebbe anche essere facile da trasportare se mai avessi bisogno di prenderlo e partire.

Anche se potresti voler conservare i documenti originali e di valore in una cassaforte ignifuga, puoi riporre documenti importanti ma sostituibili in uno schedario che offre maggiori capacità organizzative.

L'impostazione di un sistema di archiviazione domestica semplifica l'individuazione dei documenti essenziali in pochi istanti. Ciò può anche semplificare attività come la dichiarazione dei redditi.

Uno schedario con struttura in acciaio fornirà una certa protezione contro i danni e gli elementi, anche se probabilmente non sarà efficace quanto la migliore cassaforte ignifuga.

Molti schedari sono inoltre dotati di serrature che forniscono un elemento di sicurezza in caso di effrazione.

Una cartella a fisarmonica può essere un modo efficace e a breve termine per organizzare e archiviare documenti importanti. Sebbene forniscano scarsa protezione contro furti o danni, semplificano la categorizzazione dei documenti e sono portatili.

Prendi in considerazione l'utilizzo di una cartella di file espandibile se sei in viaggio e hai bisogno di portare con te dei documenti, ad esempio, o devi mostrare i documenti originali a un funzionario, come quando richiedi una licenza.

Coprirli con protezioni per pagine in plastica trasparente protegge da fuoriuscite, strappi o altri incidenti. Ma, ovviamente, vorrai spostare i documenti preziosi in un posto più sicuro il prima possibile.

Se non hai bisogno del documento originale o se desideri mettere da parte il file originale e avere un duplicato a portata di mano, valuta la possibilità di creare una copia digitale e caricarla in un luogo sicuro.

Molti smartphone possono convertire le foto in file di documenti (o dispongono di app per creare file PDF dalle immagini per te). In alternativa è possibile utilizzare uno scanner per documenti.

Esistono diversi modi per archiviare questi documenti. Ad esempio, puoi salvarli nel cloud con un servizio che fornisce la crittografia end-to-end. Oppure, scrivili su una fonte esterna come un disco rigido esterno o una pen drive.

Se non hai bisogno di tenere documenti importanti a casa, potresti prendere in considerazione l'idea di conservarli presso una banca.

Quando prendi in affitto una cassetta di sicurezza, hai la tranquillità di sapere che i tuoi documenti sono altamente protetti ma accessibili a te o ai tuoi familiari. Se lo desideri, puoi anche assicurare il contenuto della scatola.

Prenditi il ​​tempo per condividere informazioni su quali documenti hai archiviato, dove li conservi e come è possibile accedervi con le persone significative della tua vita. Ad esempio, potresti voler far sapere ai tuoi figli adulti dove trovare il tuo testamento e la tua polizza di assicurazione sulla vita.

È una buona idea controllare i documenti che hai conservato a casa una volta all'anno. Alcuni documenti che dovresti conservare per tutta la vita, tra cui:

Altri documenti possono essere eliminati ogni sette anni (come i documenti giustificativi delle tasse), ogni anno (come gli estratti conto o le buste paga) e anche ogni mese (come le bollette).